Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR")
Versione 1.0, ultimo aggiornamento: 28/09/2026
Questa informativa spiega come M@trix s.r.l. tratta i dati personali di chi usa GarageBuddy, il servizio gratuito disponibile su garagebuddy.it, utilizzabile da computer e smartphone e installabile come web app (PWA). GarageBuddy è un registro digitale per auto e moto che consente di organizzare documenti, manutenzioni, scadenze, ricambi e dati tecnici ed esportarli in formato Excel o CSV.
L'informativa si rivolge agli utenti che forniscono direttamente i propri dati (art. 13 GDPR) e, per quanto applicabile, alle persone i cui dati possono comparire nei documenti caricati dagli utenti (art. 14 GDPR).
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è M@trix s.r.l. società unipersonale, con sede legale in Via Pianette 61, 25064 Gussago (BS), P.IVA IT04069100982, C.F. 04069100982. Rally POV è un marchio di M@trix s.r.l.
Contatti per la privacy: e-mail info@garagebuddy.it, PEC matrix@lapec.pro.
M@trix s.r.l. non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i presupposti dell'art. 37 GDPR. Per ogni richiesta si possono utilizzare i contatti indicati sopra.
2. Quali dati trattiamo
I dati trattati dipendono dalle funzioni che usi e dai contenuti che scegli di inserire.
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Dati dell'account | Indirizzo e-mail, nome o nome visualizzato, nome utente scelto per l'indirizzo personale garagebuddy.it/[nomeutente], preferenze e stato dell'account, codici di verifica. |
| Persone invitate in un garage condiviso | Nome e indirizzo e-mail inseriti dal titolare del garage per invitarle, ruolo assegnato, stato dell'invito. |
| Prova dell'accettazione | Data e ora di accettazione dei Termini e dell'approvazione specifica delle clausole, versione dei documenti accettati, indirizzo e-mail e indirizzo IP al momento dell'accettazione. |
| Dati dei veicoli | Marca, modello, targa, numero di telaio, paese di immatricolazione, intestatario e comodatario, chilometraggio, ore motore, dati tecnici, pneumatici e relative date di produzione, manutenzioni, ricambi, costi, scadenze, liste di attività e note. |
| Documenti | File che scegli di caricare, come libretti o carte di circolazione, fatture di officina o di acquisto ricambi, documenti assicurativi. |
| Dati della patente | Se scegli di caricarla o di inserirne i dati: numero, scadenza, categorie e immagine del documento, compresa la fotografia del titolare. La fotografia è conservata solo come immagine del documento: GarageBuddy non effettua riconoscimento facciale né altri trattamenti biometrici. |
| Fotografie | Immagini di veicoli, componenti e note fotografiche. I metadati di geolocalizzazione vengono rimossi al caricamento (sezione 4). |
| Dati tecnici e di utilizzo | Indirizzo IP, tipo di browser e sistema operativo, data e ora degli accessi, eventi di sicurezza, errori e sincronizzazioni. |
| Dati di navigazione raccolti con il tuo consenso | Solo sulle pagine pubbliche del sito e solo se lo accetti: pagine visitate, dati del dispositivo e identificativi dei cookie di Google Analytics e Meta Pixel (sezione 5 e Cookie Policy). |
Non ti chiediamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Ti invitiamo a non inserirne nelle note o nei documenti.
2.1 Dati di altre persone presenti nei documenti (art. 14 GDPR)
Nei documenti caricati e nelle schede dei veicoli possono comparire dati di altre persone, ad esempio nomi e recapiti di officine, meccanici, venditori, precedenti proprietari, cointestatari, intestatari o comodatari del veicolo. Questi dati provengono dai documenti o dalle informazioni inserite dall'utente e sono trattati al solo scopo di conservarli nel garage digitale dell'utente che li ha caricati, senza ulteriori utilizzi da parte del Titolare.
L'utente che carica un documento deve essere legittimato a farlo ed evitare caricamenti non necessari. Poiché il Titolare non utilizza questi dati per contattare le persone interessate e non dispone dei loro recapiti, informarle individualmente richiederebbe uno sforzo sproporzionato ai sensi dell'art. 14, par. 5, lett. b), GDPR; la presente informativa, pubblicata e sempre consultabile, assolve l'obbligo di trasparenza. Le persone interessate possono in ogni caso esercitare i propri diritti ai contatti indicati nella sezione 1.
3. Perché trattiamo i dati, su quale base giuridica e per quanto tempo
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) | Conservazione |
|---|---|---|
| Registrazione, verifica dell'indirizzo e-mail con codice, accesso e gestione dell'account | Esecuzione del contratto, art. 6, par. 1, lett. b) | Per tutta la durata dell'account. I codici di verifica scadono dopo il loro utilizzo o entro breve tempo. |
| Creazione e gestione dell'indirizzo personale garagebuddy.it/[nomeutente], prevenzione di abusi e usurpazioni di nomi | Esecuzione del contratto, lett. b); legittimo interesse alla sicurezza della Piattaforma, lett. f) | Per tutta la durata dell'account. |
| Erogazione del servizio: schede veicolo, documenti, foto, scadenze, manutenzioni, ricambi, pneumatici, ore motore, calcoli e promemoria via e-mail, uso offline ed esportazione | Esecuzione del contratto, lett. b) | Per tutta la durata dell'account o fino a quando cancelli il singolo contenuto. |
| Prova dell'accettazione dei Termini e dei consensi | Legittimo interesse a dimostrare il rapporto e difendere i propri diritti, lett. f) | Per la durata dell'account e, dopo la sua chiusura, per 10 anni, termine di prescrizione ordinaria (art. 2946 c.c.), limitatamente ai dati indicati nella riga "Prova dell'accettazione". |
| Sicurezza, prevenzione di frodi e abusi, gestione degli errori e continuità del servizio | Legittimo interesse alla sicurezza e affidabilità del servizio, lett. f) | Registro degli accessi e degli eventi di sicurezza: 12 mesi. Log degli errori dell'applicazione: 14 giorni. In entrambi i casi salvo necessità di accertare o difendere un diritto in caso di incidente. |
| Risposta a richieste di assistenza, reclami ed esercizio dei diritti | Esecuzione del contratto, lett. b); obbligo legale, lett. c), per le richieste ex artt. 15-22 GDPR | Per il tempo necessario a gestire la richiesta e, successivamente, per il tempo di prescrizione dei relativi diritti. |
| Adempimento di obblighi di legge e richieste dell'autorità | Obbligo legale, lett. c) | Per il periodo previsto dalla norma applicabile. |
| Invito e accesso delle persone che il titolare di un garage condivide | Esecuzione del contratto con il titolare del garage, lett. b); legittimo interesse a consentire la collaborazione richiesta, lett. f) | Fino alla revoca dell'invito o alla chiusura dell'account della persona invitata o del titolare del garage. |
| Statistiche di utilizzo delle pagine pubbliche con Google Analytics | Consenso, lett. a), facoltativo e revocabile in ogni momento (art. 122 Codice privacy) | Cookie: fino a 2 anni. Dati statistici presso Google: 2 mesi. |
| Misurazione delle campagne e pubblicità su Facebook e Instagram con Meta Pixel | Consenso, lett. a), facoltativo e revocabile in ogni momento (art. 122 Codice privacy) | Cookie: 3 mesi. I dati ricevuti da Meta sono trattati secondo la sua informativa. |
| Statistiche aggregate sull'uso del servizio per migliorarlo | Legittimo interesse, lett. f), su dati resi anonimi o aggregati | I dati anonimi non sono riferibili a persone; i dati personali usati per produrli seguono i tempi indicati sopra. |
Il conferimento dei dati necessari alla registrazione e all'uso del servizio è indispensabile: senza di essi non è possibile creare l'account. I consensi a Google Analytics e a Meta Pixel sono facoltativi: il rifiuto non ha alcuna conseguenza sull'uso di GarageBuddy.
Account inattivi: se non accedi per 24 mesi consecutivi, l'account e i relativi contenuti vengono cancellati. Ti avvisiamo via e-mail almeno 30 giorni prima: per mantenere l'account è sufficiente accedere entro il termine indicato.
Cancellazione e copie di sicurezza: quando cancelli un contenuto o l'account, i dati vengono eliminati dai sistemi attivi. Le copie di sicurezza (backup) che li contengono vengono sovrascritte entro 30 giorni, salvo esigenze di legge o di difesa di un diritto.
4. Protezione fin dalla progettazione: rimozione della posizione dalle foto (art. 25 GDPR)
Le fotografie scattate con smartphone e fotocamere digitali contengono spesso metadati EXIF, tra cui le coordinate GPS del luogo di scatto. Per chi custodisce auto o moto di valore, queste informazioni possono rivelare dove si trova il garage e favorire furti mirati.
Per questo GarageBuddy, come misura di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita ai sensi dell'art. 25 GDPR e in attuazione del principio di minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c), GDPR), rimuove automaticamente i metadati di geolocalizzazione da ogni immagine al momento del caricamento, prima che venga salvata sui nostri sistemi. La rimozione avviene sul nostro server nel momento stesso in cui il file viene ricevuto, prima di salvarlo, e riguarda tutti i metadati EXIF, XMP e IPTC: dell'EXIF si conserva soltanto l'orientamento, necessario a mostrare la foto nel verso giusto. Vale per le fotografie e per le immagini caricate come documento, patente compresa.
Inoltre, per impostazione predefinita, le fotografie e i documenti caricati non sono pubblicamente raggiungibili: sono accessibili solo dall'account del garage in cui sono stati caricati e dalle persone che il titolare del garage ha invitato a condividerlo. Fa eccezione, solo se decidi di usarlo, l'indirizzo personale del calendario delle scadenze: chi lo possiede può leggere le scadenze senza accedere. Puoi sostituirlo in qualsiasi momento dallo scadenzario, e quello vecchio smette subito di funzionare.
La rimozione riguarda i metadati e non il contenuto visibile dell'immagine: ti consigliamo di non inquadrare numeri civici, insegne o altri elementi che rivelino il luogo in cui custodisci i tuoi veicoli.
5. Come trattiamo i dati e a chi li comunichiamo
I dati sono trattati con strumenti elettronici, con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. L'accesso è consentito solo a persone autorizzate da M@trix e vincolate alla riservatezza, e ai fornitori tecnici necessari per erogare il servizio, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
| Fornitore | Servizio | Luogo del trattamento |
|---|---|---|
| Shellrent S.r.l., Via dell'Edilizia 19, 36100 Vicenza, P.IVA 04617280245 | Server privato virtuale (VPS) che ospita l'applicazione, il database, i file e le copie di sicurezza | Italia |
| Shellrent S.r.l., Via dell'Edilizia 19, 36100 Vicenza, P.IVA 04617280245 | Invio delle e-mail di servizio: codici di verifica, inviti, promemoria, comunicazioni sull'account | Italia |
| Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda | Statistiche di utilizzo delle pagine pubbliche (Google Analytics), solo con il tuo consenso | Unione europea e Stati Uniti |
| Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublino 4, Irlanda | Misurazione delle campagne e pubblicità su Facebook e Instagram (Meta Pixel), solo con il tuo consenso | Unione europea e Stati Uniti |
Per Meta Pixel, M@trix e Meta Platforms Ireland Limited sono contitolari del trattamento (art. 26 GDPR) per la sola raccolta dei dati sulle pagine di GarageBuddy e la loro trasmissione a Meta, secondo l'accordo di contitolarità che Meta mette a disposizione degli inserzionisti; i trattamenti successivi sono svolti da Meta come titolare autonomo, secondo la propria informativa (www.facebook.com/privacy/policy). I diritti relativi a questi trattamenti si possono esercitare anche direttamente nei confronti di Meta.
I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti vincolati al segreto professionale e ad autorità pubbliche, solo quando necessario per adempiere a obblighi di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto.
I dati non sono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing, né comunicati a compagnie assicurative, finanziarie o società di valutazione. Meta Pixel e Google Analytics funzionano solo sulle pagine pubbliche del sito e solo con il tuo consenso: non raccolgono mai i dati del tuo garage (veicoli, documenti, scadenze, manutenzioni).
Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo: i dati del servizio (account, garage, documenti, foto ed e-mail) sono trattati in Italia e non sono trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo. Solo se acconsenti a Google Analytics o a Meta Pixel, i dati di navigazione raccolti sulle pagine pubbliche possono essere trasferiti negli Stati Uniti a Google LLC e a Meta Platforms, Inc., che aderiscono all'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023) e utilizzano inoltre le clausole contrattuali standard ex art. 46 GDPR.
6. Calcoli automatici e intelligenza artificiale
GarageBuddy calcola scadenze, promemoria, conteggi delle ore motore, stime di usura e riepiloghi dei costi applicando regole prestabilite ai dati che inserisci. Questi calcoli sono un supporto organizzativo: non producono decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che abbiano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona ai sensi dell'art. 22 GDPR, e non comportano profilazione.
Attualmente GarageBuddy non utilizza sistemi di intelligenza artificiale né funzioni di lettura automatica dei documenti. Se in futuro ne saranno introdotte, questa informativa sarà aggiornata prima della loro attivazione, con l'indicazione dei dati trattati, degli eventuali fornitori e delle garanzie adottate.
7. Sicurezza e violazioni dei dati
Adottiamo misure adeguate alla natura dei dati, tra cui: connessione cifrata HTTPS; accesso all'account subordinato alla verifica dell'indirizzo e-mail; separazione dei dati tra account; accesso ai sistemi riservato al personale autorizzato; copie di sicurezza giornaliere e cifrate, sovrascritte dopo 30 giorni; password conservate solo in forma cifrata con funzione di hash (bcrypt); codici di verifica conservati solo in forma cifrata e validi 30 minuti; limite ai tentativi di accesso; registro degli accessi e degli eventi di sicurezza; rimozione dei metadati dalle immagini al caricamento. Nessuna misura elimina del tutto il rischio: ti chiediamo di proteggere l'accesso alla tua casella e-mail e di segnalarci subito accessi sospetti.
I trattamenti che richiedono maggiore attenzione in caso di violazione sono:
| Dati | Rischio principale | Misure |
|---|---|---|
| Patente e documenti | Copia o divulgazione di dati identificativi | Caricamento facoltativo, accesso riservato all'account, cancellazione su richiesta |
| Targa, telaio e dati dei veicoli | Collegamento tra veicolo e proprietario, furti mirati | Nessuna pubblicazione, separazione degli account |
| Fotografie | Individuazione del luogo di custodia dei veicoli | Rimozione della geolocalizzazione, foto non pubbliche |
| Accesso all'account | Uso dell'account da parte di terzi | Verifica tramite e-mail, registrazione degli eventi di sicurezza |
| Indirizzi e-mail | Phishing e spam | Fornitori qualificati, accesso limitato |
In caso di violazione dei dati personali, M@trix la registra, ne valuta la gravità, adotta misure per contenerla e, quando previsto, la notifica al Garante per la protezione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dalla scoperta (art. 33 GDPR). Se la violazione presenta un rischio elevato per i tuoi diritti, te ne diamo comunicazione diretta (art. 34 GDPR).
8. I tuoi diritti
Nei limiti previsti dal GDPR puoi esercitare i diritti di accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20) e opposizione (art. 21), oltre a revocare in ogni momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
Portabilità con l'esportazione Excel o CSV: dalla tua area puoi scaricare in qualsiasi momento i dati dei tuoi veicoli e delle manutenzioni in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, come previsto dall'art. 20 GDPR. I documenti e le foto che hai caricato restano scaricabili singolarmente. Per ricevere dati non compresi nell'esportazione puoi scriverci.
Cancellazione dell'account (diritto all'oblio): puoi cancellare singoli contenuti oppure l'intero account dalla pagina del profilo, o scriverci. Se sei titolare di un garage condiviso, la cancellazione del tuo account chiude anche gli account delle persone che hai invitato. La cancellazione è definitiva; i dati restano solo nei limiti indicati nella sezione 3 (copie di sicurezza per un massimo di 30 giorni e prova dell'accettazione).
Opposizione: puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse per motivi legati alla tua situazione particolare. Puoi revocare in qualsiasi momento il consenso a Google Analytics e a Meta Pixel dal collegamento "Preferenze cookie" in fondo a ogni pagina.
Per esercitare i diritti scrivi a info@garagebuddy.it o a matrix@lapec.pro. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi, dandotene notizia entro il primo mese. Per verificare la tua identità potremmo chiederti di scrivere dall'indirizzo e-mail associato all'account; non ti chiederemo documenti non necessari.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del Paese UE in cui risiedi o lavori.
9. Minori
GarageBuddy è riservato ai maggiorenni. Se veniamo a sapere che un account è stato creato da una persona minorenne, lo chiudiamo e cancelliamo i relativi dati.
10. Cookie
Le informazioni su cookie e tecnologie simili, compresa la memorizzazione locale usata per il funzionamento offline, sono contenute nella Cookie Policy disponibile all'indirizzo garagebuddy.it/cookie.
11. Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa per modifiche normative, tecniche o del servizio. La versione in vigore è sempre pubblicata su garagebuddy.it/privacy con la data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche rilevanti ti informeremo via e-mail o con un avviso nell'account prima che producano effetto.
Dati del Titolare
M@trix s.r.l. società unipersonale Sede legale: Via Pianette 61, 25064 Gussago (BS), Italia P.IVA: IT04069100982 Codice fiscale: 04069100982 REA: BS-585947 E-mail: info@garagebuddy.it PEC: matrix@lapec.pro